Software à medida em Vigo

A área de Vigo concentra uma parte enorme da indústria galega: o automóvel em torno da fábrica da Stellantis em Balaídos e os seus fornecedores, a transformação do pescado e as conserveiras, os estaleiros, o granito de O Porriño e uma rede logística que gira em torno do porto e dos polígonos da Zona Franca. São empresas com processos muito específicos e, muitas vezes, com sistemas que não falam entre si.

O padrão repete-se: um ERP de mercado que cobre a contabilidade e a faturação e, à volta, um mar de folhas de Excel, folhas de trabalho em papel e e-mails para tudo o resto — turnos, registo de ponto, incidências, rastreabilidade, encomendas de clientes profissionais. O software à medida não substitui necessariamente esse ERP; muitas vezes rodeia-o e alimenta-o.

Trabalhamos também com empresas de serviços — formação, náutica, clubes — que cresceram até ao ponto em que a gestão lhes come o dia. A Autoescuela GTI é um bom exemplo: precisava de um ERP próprio porque nenhum programa genérico entendia como se organizam as suas aulas práticas, os seus exames e a sua frota.

A pergunta honesta não é qual é melhor, mas que parte do seu negócio é diferente. Para contabilidade, salários ou faturação há programas standard excelentes e seria absurdo reinventá-los. O software à medida compensa na parte que o distingue ou que nenhum produto resolve bem: a sua forma de planear, de produzir, de atender ou de medir.

Por isso muitas soluções à medida convivem com um ERP de mercado: cobrem a lacuna e integram-se com ele, em vez de substituírem tudo de uma vez. É mais barato, mais rápido de pôr em marcha e menos arriscado.

Um ERP à medida, ou programa de gestão à medida, é o sistema com que uma empresa gere o seu dia a dia escrito em torno de como trabalha, em vez de uma ferramenta standard à qual se adapta. Desenvolvemo-lo em Vigo, com a mesma equipa que depois o mantém, e planeamo-lo por módulos para que o primeiro entre em uso o mais cedo possível.

O nosso caso de referência é a Autoescuela GTI. A sua secretaria precisava de gerir matrículas e administração; os professores, de registar aulas práticas e resultados de exame a partir do próprio sistema; e a escola de condução, de fazer a gestão completa da sua frota de carros de aulas práticas. Resolvemo-lo com um ERP para o escritório ligado a uma app móvel onde os alunos consultam as suas próximas aulas práticas, as aulas passadas e os seus exames.

O resultado: a gestão da escola de condução ficou digitalizada de ponta a ponta e os trâmites que alunos e professores resolvem sem passar pela secretaria multiplicaram-se por 10.

Um CRM é onde uma empresa guarda a quem vende, o que se falou com cada cliente e em que ponto está cada oportunidade. Os CRM de mercado cobrem bem o habitual —contactos, um funil de vendas, lembretes— e para muitas empresas são a opção certa: contratam-se e começam a usar-se sem construir nada.

Um CRM à medida compensa quando a sua forma de vender não cabe no funil standard, ou quando os dados que importam nascem noutros sítios —o seu site, os seus formulários, o seu ERP, as suas campanhas— e alguém tem de os copiar à mão. Então o CRM constrói-se em torno do seu processo e liga-se ao que já utiliza. Se não for o seu caso, dizemo-lo: não é preciso um CRM próprio para guardar contactos.

Fazemos CRM à medida para clientes e para nós. Para a Fase Service Partner, empresa de instalações elétricas navais e industriais de Vigo e Marín, desenvolvemos o seu CRM, além do seu site institucional. E o que melhor podemos mostrar-lhe por dentro é o nosso: o ActionERP e o seu painel de leads. Os leads dos formulários do site e dos formulários do Meta Ads entram num mesmo funil, com aviso imediato à equipa, acompanhamento até o lead ser ganho ou perdido e exportação das conversões para o Google Ads, para que as campanhas saibam que leads acabam por ser clientes.

O nosso próprio programa de gestão também é à medida. O ActionERP é o sistema com que a Action Development gere a empresa inteira: clientes e funil comercial, propostas, projetos, tarefas e horas dedicadas, registo de ponto e ausências da equipa, faturação, despesas e relatórios, tickets de suporte, bolsas de horas, documentos com assinatura eletrónica e um portal para que cada cliente consulte o que é seu.

Construímo-lo com o mesmo método que propomos aos nossos clientes: por módulos, começando pelo que mais tempo nos tirava, e com o cumprimento legal incluído desde o princípio. O registo de jornada não pode ser modificado a posteriori e a faturação está preparada para o Verifactu. Por isso, quando nos pede um programa de gestão, não lhe falamos de teoria: usamo-lo todos os dias.

Desenvolvemos chatbots e assistentes com inteligência artificial para empresas, no WhatsApp, no site ou dentro de uma app. Por exemplo, um assistente que atende os clientes fora de horas e recolhe o seu pedido, outro que informa do estado de uma encomenda ou de uma reparação consultando o seu programa de gestão, ou um interno que responde à equipa com os procedimentos e a documentação da empresa.

A diferença para um chatbot de modelo está no que há por trás: o assistente consulta e regista dados nos seus sistemas, como o seu ERP, o seu CRM ou a sua agenda, em vez de repetir respostas fixas. E quando não sabe algo, passa a conversa a uma pessoa com todo o contexto.

Antes de o pôr em marcha, deixamos por escrito o que pode responder e o que não, com que informação e que dados pessoais trata, e testamo-lo com perguntas reais. A IA ocupa-se do repetitivo; as decisões continuam a ser da sua equipa.

O risco clássico do software à medida é o projeto eterno: o âmbito cresce, as datas movem-se e ninguém sabe o que falta. Evitamo-lo dividindo o sistema em módulos que entram em uso separadamente. O primeiro resolve o problema que mais dói e usa-se de verdade; os seguintes desenham-se com o que se aprendeu.

Além disso, trabalhamos com os utilizadores reais, não apenas com a direção. Quem marca o ponto, quem preenche a folha de trabalho ou quem atende ao balcão é quem decide se uma ferramenta é adotada ou abandonada, pelo que testam o sistema desde as primeiras entregas.

E deixamos por escrito o modelo de dados, as integrações e as decisões técnicas importantes, para que o sistema não dependa da memória de ninguém.