Maatwerksoftware in Vigo

Het gebied rond Vigo bundelt een enorm deel van de Galicische industrie: de auto-industrie rond de Stellantis-fabriek in Balaídos en haar leveranciers, de verwerking van vis en de conservenindustrie, de scheepswerven, het graniet van O Porriño en een logistiek netwerk dat draait om de haven en de industrieterreinen van de Zona Franca. Het zijn bedrijven met zeer specifieke processen en vaak met systemen die niet met elkaar praten.

Het patroon herhaalt zich: een ERP uit de markt die boekhouding en facturatie dekt en eromheen een zee van Excel-bestanden, papieren bonnen en e-mails voor al het andere — diensten, tijdregistratie, incidenten, traceerbaarheid, bestellingen van zakelijke klanten. Maatwerksoftware vervangt die ERP niet noodzakelijk; vaak omringt en voedt ze hem.

We werken ook met dienstverlenende bedrijven — opleiding, watersport, clubs — die zo zijn gegroeid dat het beheer hun dag opeet. Autoescuela GTI is een goed voorbeeld: ze had een eigen ERP nodig omdat geen enkel generiek programma begreep hoe haar praktijklessen, haar examens en haar wagenpark zijn georganiseerd.

De eerlijke vraag is niet welke beter is, maar welk deel van je bedrijf anders is. Voor boekhouding, salarisadministratie of facturatie bestaan uitstekende standaardprogramma's en het zou absurd zijn ze opnieuw uit te vinden. Maatwerksoftware loont in het deel dat jou onderscheidt of dat geen enkel product goed oplost: je manier van plannen, produceren, bedienen of meten.

Daarom bestaan veel maatwerkoplossingen naast een ERP uit de markt: ze vullen de leemte op en integreren ermee, in plaats van alles ineens te vervangen. Dat is goedkoper, sneller in gebruik te nemen en minder riskant.

Een ERP op maat, of beheerprogramma op maat, is het systeem waarmee een bedrijf zijn dagelijkse werk voert, geschreven rond de manier waarop het werkt, in plaats van een standaardtool waaraan het zich aanpast. We ontwikkelen het in Vigo, met hetzelfde team dat het daarna onderhoudt, en we zetten het op in modules zodat de eerste zo snel mogelijk in gebruik komt.

Onze referentiecase is Autoescuela GTI. Haar secretariaat moest inschrijvingen en administratie beheren; de docenten moesten praktijklessen en examenuitslagen vanuit het systeem zelf registreren; en de rijschool moest het volledige beheer van haar wagenpark van lesauto's voeren. We losten het op met een ERP voor kantoor, gekoppeld aan een mobiele app waarin de leerlingen hun volgende praktijklessen, hun eerdere lessen en hun examens raadplegen.

Het resultaat: het beheer van de rijschool werd van begin tot eind gedigitaliseerd en het aantal zaken dat leerlingen en docenten zonder tussenkomst van het secretariaat afhandelen, ging met een factor 10 omhoog.

Een CRM is waar een bedrijf bijhoudt aan wie het verkoopt, wat er met elke klant is besproken en in welke fase elke kans zit. De CRM's uit de markt dekken het gebruikelijke goed —contacten, een verkooptrechter, herinneringen— en voor veel bedrijven zijn ze de juiste keuze: je neemt ze af en begint ze te gebruiken zonder iets te bouwen.

Een CRM op maat loont wanneer jouw manier van verkopen niet in de standaardtrechter past, of wanneer de gegevens die ertoe doen elders ontstaan —je website, je formulieren, je ERP, je campagnes— en iemand ze met de hand moet overnemen. Dan wordt de CRM rond jouw proces gebouwd en gekoppeld aan wat je al gebruikt. Als dat niet jouw geval is, zeggen we het: je hebt geen eigen CRM nodig om contacten op te slaan.

We maken CRM's op maat voor klanten en voor onszelf. Voor Fase Service Partner, een bedrijf voor scheeps- en industriële elektrische installaties uit Vigo en Marín, hebben we hun CRM ontwikkeld, naast hun bedrijfswebsite. En de CRM die we je het best van binnen kunnen laten zien, is die van ons: ActionERP en zijn leadpaneel. De leads uit de formulieren van de website en uit de formulieren van Meta Ads komen in dezelfde trechter terecht, met een directe melding aan het team, opvolging tot de lead is gewonnen of verloren en export van de conversies naar Google Ads, zodat de campagnes weten welke leads uiteindelijk klant worden.

Ons eigen beheerprogramma is ook op maat gemaakt. ActionERP is het systeem waarmee Action Development het hele bedrijf runt: klanten en verkooptrechter, voorstellen, projecten, taken en bestede uren, inklokken en afwezigheid van het team, facturatie, uitgaven en rapporten, supporttickets, urenbundels, documenten met elektronische handtekening en een portaal waarin elke klant het zijne raadpleegt.

We bouwden het met dezelfde methode die we onze klanten voorstellen: per module, beginnend bij wat ons de meeste tijd kostte, en met de naleving van de wet er vanaf het begin in. De urenregistratie kan achteraf niet worden gewijzigd en de facturatie is voorbereid op Verifactu. Daarom praten we, als je ons om een beheerprogramma vraagt, niet over theorie: we gebruiken het elke dag.

We ontwikkelen chatbots en assistenten met kunstmatige intelligentie voor bedrijven, op WhatsApp, op de website of binnen een app. Bijvoorbeeld een assistent die klanten buiten kantooruren te woord staat en hun verzoek vastlegt, een andere die de status van een bestelling of een reparatie doorgeeft door je beheerprogramma te raadplegen, of een interne die het team antwoordt met de procedures en de documentatie van het bedrijf.

Het verschil met een chatbot uit een template zit in wat erachter zit: de assistent raadpleegt en registreert gegevens in je systemen, zoals je ERP, je CRM of je agenda, in plaats van vaste antwoorden te herhalen. En als hij iets niet weet, draagt hij het gesprek met alle context over aan een persoon.

Voordat we hem live zetten, leggen we op schrift vast wat hij wel en niet mag beantwoorden, met welke informatie en welke persoonsgegevens hij werkt, en testen we hem met echte vragen. De AI neemt het repetitieve werk over; de beslissingen blijven bij je team.

Het klassieke risico van maatwerksoftware is het eeuwige project: de reikwijdte groeit, de data schuiven en niemand weet wat er nog moet. We vermijden dat door het systeem te verdelen in modules die afzonderlijk in gebruik worden genomen. De eerste lost het probleem op dat het meeste pijn doet en wordt echt gebruikt; de volgende worden ontworpen met wat we hebben geleerd.

Daarnaast werken we met de echte gebruikers, niet alleen met de directie. Wie inklokt, wie de werkbon invult of wie de balie bedient, is degene die beslist of een tool wordt overgenomen of verlaten, dus ze testen het systeem vanaf de eerste opleveringen.

En we leggen het datamodel, de integraties en de belangrijke technische beslissingen op schrift vast, zodat het systeem niet afhangt van het geheugen van iemand.