Integrar el ERP con tu web, tu tienda online o tu app: qué se puede automatizar

La integración ERP consiste en conectar tu programa de gestión con la web, la tienda online o la app para que el stock, los pedidos, los clientes y las facturas pasen de un sistema a otro solos, sin que nadie los copie a mano. Técnicamente se hace leyendo y escribiendo en el ERP a través de su API, de su base de datos o de exportaciones periódicas. Pero lo que decide si una integración funciona no es la técnica: es haber acordado antes qué sistema manda en cada dato y qué pasa el día que la conexión falla.

Es una parte habitual de nuestros proyectos de integraciones y software a medida en Vigo, y el caso típico es una pyme que ya tiene un ERP de mercado para la contabilidad, la facturación o el almacén, y una web o una app que no se hablan con él. Aquí va lo que hemos aprendido: qué datos conviene conectar, cómo los sacan los ERP, cuatro casos reales y dónde se suelen romper estas conexiones.

Qué significa integrar el ERP (y qué no)

Integrar es que un dato viaje solo, en un sentido acordado, con una frecuencia acordada, y que alguien se entere si deja de viajar. Si una persona exporta un Excel cada lunes y lo sube a la tienda, eso no es una integración: es un proceso manual con un paso digital, y funciona exactamente hasta que esa persona se va de vacaciones.

Tampoco hay que confundirla con implantar un ERP, que es ponerlo en marcha en la empresa, ni con migrar datos, que es pasarlos una vez de un sistema a otro: integrar es que dos sistemas que ya funcionan se pasen datos de forma continua. Y no obliga a cambiar de ERP. Lo habitual es lo contrario: el ERP sigue haciendo lo que hace bien (contabilidad, facturación, almacén) y la integración lo rodea y lo alimenta con lo que llega de fuera. Las señales de que te hace falta suelen ser estas:

• Alguien teclea dos veces los mismos pedidos, una en la web y otra en el programa de gestión.
• La web vende o deja reservar algo que ya no está disponible.
• Los clientes llaman por teléfono para preguntar lo que la web debería decirles sola: si hay stock, si queda hueco, en qué estado está su pedido.

Qué datos se suelen conectar en una integración ERP

No hace falta conectarlo todo. Estos son los datos que más se suelen conectar:

• Stock o disponibilidad. Lo que la web enseña como disponible tiene que salir del sistema que lo sabe. Da igual que sean unidades en un almacén, plazas de un curso o barcos de una flota.
• Pedidos. Entran por la web o la app y llegan al ERP sin teclearlos; el estado del pedido (preparado, enviado, facturado) vuelve al cliente.
• Clientes. Altas, datos de facturación y, en venta entre empresas, las condiciones de cada cliente: tarifas, descuentos, formas de pago.
• Precios y catálogo. Normalmente viajan del ERP a la tienda, que se limita a mostrarlos.
• Licencias, accesos o productos digitales. Se generan y se entregan solos tras el pago.
• Facturas y cobros. Las emite el ERP y la web o la app las pone a disposición del cliente.

El mismo razonamiento sirve si lo que quieres conectar no es un ERP sino un CRM, el programa del almacén o el de transporte: cambia el sistema, no las preguntas.

Cómo expone los datos un ERP: API, base de datos o exportaciones

Antes de comprometer nada hay que saber por dónde se pueden leer y escribir los datos del ERP. Hay tres caminos, y casi siempre se ve en la primera revisión técnica cuál es viable:

• Una API. Es el camino limpio: el ERP ofrece un acceso documentado, con permisos, para leer y escribir datos. Pregunta al proveedor de tu ERP si la API está incluida en tu licencia y qué datos deja tocar, porque no todas permiten lo mismo.
• Una base de datos accesible. Pasa con ERP instalados en un servidor de la empresa. Leer de ella funciona, pero es más frágil: una actualización del ERP puede cambiar las tablas. Escribir directamente en ellas sin el visto bueno del fabricante es mala idea, porque puede saltarse las reglas internas del programa.
• Exportaciones periódicas. El ERP deja un fichero (CSV, XML) cada cierto tiempo en una carpeta y la integración lo recoge. Es sencillo y suficiente para un catálogo que cambia una vez al día, pero los datos solo están tan frescos como la última exportación: no sirve para disponibilidad en tiempo real.

Para algunos ERP ya existen conectores con plataformas como Shopify, y si hacen lo que necesitas son la opción más rápida; lo explicamos en Shopify o tienda online a medida. También hay plataformas de integración en la nube (lo que se conoce como iPaaS) con conectores ya hechos, que compensan cuando hay que unir varios programas estándar entre sí. Cuando nada de eso existe, o se queda corto, se desarrolla una pieza intermedia que traduce entre los dos sistemas, guarda un registro de cada movimiento y avisa si algo no cuadra.

Cuatro casos reales: datos que viajan solos

Nautirent, alquiler de embarcaciones. El encargo fue conectar la web con el software de gestión interno de la flota, mostrar la disponibilidad de cada embarcación en tiempo real y permitir reservar desde la web sin llamadas ni intermediarios. Al leer la disponibilidad del programa interno desaparecieron los huecos de disponibilidad desactualizada y se multiplicaron las reservas cerradas online sin intervención del equipo comercial. El caso completo está en la ficha de Nautirent. La parte de reservas la contamos en sistema de reservas online.

Autoescuela GTI, ERP y app con los mismos datos. Aquí la integración se diseñó desde el principio: un ERP a medida donde secretaría gestiona matrículas y administración y el profesorado registra prácticas y exámenes, y una app donde cada alumno consulta sus próximas prácticas, sus clases y sus resultados. Como los dos leen la misma información, no hay nada que sincronizar a mano, y los trámites que alumnos y profesores resuelven sin pasar por secretaría se multiplicaron por 10. Más detalle en Autoescuela GTI. El proyecto completo está en software para autoescuelas: estándar o a medida.

Licentia, entrega automática tras el pago. Un marketplace de licencias de software donde la licencia se entrega sola en cuanto se completa la compra. Antes, cada pedido había que gestionarlo a mano; ahora el volumen de ventas crece sin que el equipo intervenga en cada una. Lo contamos en Licentia.

Cliché, una tienda a medida sobre Shopify. Un escaparate propio conectado a Shopify, que gestiona el catálogo y los pedidos: el cambio ordenó el catálogo y multiplicó los pedidos que se gestionan sin intervención manual. La lección sirve para cualquier integración: antes de conectar sistemas, el recorrido del pedido tiene que estar ordenado, porque automatizar un proceso desordenado solo lo desordena más rápido. Más detalle en Cliché.

Dónde fallan las integraciones con el ERP

Casi nunca fallan el primer día. Fallan meses después, y casi siempre por alguna de estas razones:

• Duplicados. El mismo cliente se crea dos veces, una en la web y otra en el ERP, porque nadie decidió qué dato lo identifica (el NIF, el correo, un código de cliente).
• Sincronizaciones que en realidad son manuales. Hay un botón de «sincronizar» que alguien tiene que pulsar. Cuando no lo pulsa, la web vende con datos de ayer.
• Nadie se entera cuando se rompe. Caduca una contraseña o un token, el ERP se actualiza y cambia un campo, y la integración deja de funcionar en silencio durante días.
• Conflictos. El mismo precio se cambia en la tienda y en el ERP, y nadie sabe cuál vale.
• Picos de volumen. Una sincronización completa del catálogo en plena hora punta, o una API con límite de peticiones que se queda corta el día de más ventas.

Qué decidir antes de empezar una integración

Son cuatro decisiones, y conviene dejarlas por escrito antes de escribir una línea de código:

• Qué sistema manda en cada dato. Por ejemplo: stock y precio los decide el ERP; el pedido nace en la web y se consolida en el ERP; el cliente puede cambiar su dirección en la web, pero sus condiciones comerciales solo se tocan en el ERP.
• Cada cuánto se sincroniza. Al instante, para lo que se reserva o se agota; cada pocos minutos, para pedidos; una vez al día, para un catálogo estable. El tiempo real cuesta más y no siempre hace falta.
• Qué pasa si falla. Reintentos automáticos, una cola de pendientes que no se pierde, un aviso a una persona con nombre y apellidos, y qué ve el cliente mientras tanto. Mejor que la web deje de vender un producto que vender a ciegas.
• Quién la mantiene. Una integración es software y necesita mantenimiento: el ERP se actualiza, las API cambian de versión, las credenciales caducan. Si nadie tiene asignado ese trabajo, la pregunta no es si se romperá, sino quién se dará cuenta.

Dos detalles más que ahorran disgustos: probar siempre con una copia de los datos, nunca con facturas reales, y, si el proveedor que hace la integración va a tratar datos de tus clientes, firmar con él un contrato de encargo del tratamiento, como pide el RGPD.

¿Hay ayudas para integrar el ERP en Galicia?

En Galicia, la línea IG300C del Igape apoya proyectos de transformación digital de pymes, y entre sus tipologías están los sistemas de gestión integral, como un ERP, y los canales digitales con clientes y proveedores integrados con los sistemas internos de la empresa. La convocatoria de 2026-2027 (DOG n.º 107, de 10 de junio de 2026) admitió solicitudes del 11 de junio al 10 de julio de 2026 y ya está cerrada. Una regla de esas bases conviene tenerla presente desde ya: no se subvencionan proyectos iniciados antes de presentar la solicitud. Las bases, los plazos y los porcentajes los explicamos con detalle en IG300C: las ayudas del Igape para digitalizar tu pyme.

En Action Development, estudio de desarrollo de software con oficina en la Rúa Colón de Vigo, una integración empieza siempre por el mapa de datos: qué sale de dónde, cada cuánto y quién se entera si falla. Si lo que quieres conectar es una tienda, mira también cómo hacemos tiendas online conectadas a tu gestión.