Software su misura a Vigo

L'area di Vigo concentra una parte enorme dell'industria galiziana: l'automotive attorno allo stabilimento Stellantis a Balaídos e ai suoi fornitori, la trasformazione del pesce e le conserviere, i cantieri navali, il granito di O Porriño e una rete logistica che ruota attorno al porto e ai poligoni della Zona Franca. Sono aziende con processi molto specifici e, spesso, con sistemi che non si parlano tra loro.

Lo schema si ripete: un ERP di mercato che copre contabilità e fatturazione e, attorno, un mare di fogli Excel, rapportini cartacei ed e-mail per tutto il resto — turni, timbrature, segnalazioni, tracciabilità, ordini di clienti professionali. Il software su misura non sostituisce necessariamente quell'ERP; molte volte lo circonda e lo alimenta.

Lavoriamo anche con aziende di servizi — formazione, nautica, club — cresciute al punto che la gestione si mangia la giornata. Autoescuela GTI è un buon esempio: aveva bisogno di un ERP proprio perché nessun programma generico capiva come si organizzano le sue guide, i suoi esami e la sua flotta.

La domanda onesta non è quale sia migliore, ma quale parte della tua attività sia diversa. Per contabilità, buste paga o fatturazione esistono ottimi programmi standard e sarebbe assurdo reinventarli. Il software su misura ripaga nella parte che ti distingue o che nessun prodotto risolve bene: il tuo modo di pianificare, produrre, servire o misurare.

Per questo molte soluzioni su misura convivono con un ERP di mercato: coprono il vuoto e si integrano con esso, invece di sostituire tutto in un colpo. Costa meno, si avvia più in fretta ed è meno rischioso.

Un ERP su misura, o gestionale su misura, è il sistema con cui un'azienda gestisce la sua quotidianità, scritto attorno a come lavora, invece di uno strumento standard a cui si adatta. Lo sviluppiamo a Vigo, con lo stesso team che poi lo mantiene, e lo impostiamo per moduli perché il primo entri in uso il prima possibile.

Il nostro caso di riferimento è Autoescuela GTI. La sua segreteria aveva bisogno di gestire iscrizioni e amministrazione; i docenti, di registrare guide ed esiti degli esami dal sistema stesso; e la scuola guida, di gestire per intero la sua flotta di auto per le guide. L'abbiamo risolto con un ERP per l'ufficio collegato a un'app mobile in cui gli allievi consultano le prossime guide, le lezioni passate e i loro esami.

Il risultato: la gestione della scuola guida è stata digitalizzata da un capo all'altro e le pratiche che allievi e docenti risolvono senza passare dalla segreteria si sono moltiplicate per 10.

Un CRM è il luogo in cui un'azienda conserva a chi vende, che cosa si è detto con ogni cliente e a che punto è ogni opportunità. I CRM di mercato coprono bene l'ordinario —contatti, un funnel di vendita, promemoria— e per molte aziende sono l'opzione giusta: si sottoscrivono e si inizia a usarli senza costruire nulla.

Un CRM su misura ripaga quando il tuo modo di vendere non rientra nel funnel standard, o quando i dati che contano nascono altrove —il tuo sito, i tuoi moduli, il tuo ERP, le tue campagne— e qualcuno deve copiarli a mano. Allora il CRM si costruisce attorno al tuo processo e si collega a ciò che già usi. Se non è il tuo caso, te lo diremo: non serve un CRM proprio per conservare dei contatti.

Facciamo CRM su misura per i clienti e per noi. Per Fase Service Partner, azienda di impianti elettrici navali e industriali di Vigo e Marín, abbiamo sviluppato il suo CRM, oltre al sito aziendale. E quello che possiamo mostrarti meglio da dentro è il nostro: ActionERP e il suo pannello dei lead. I lead dei moduli del sito e dei moduli di Meta Ads entrano in un unico funnel, con avviso immediato al team, monitoraggio finché il lead viene vinto o perso ed esportazione delle conversioni verso Google Ads, perché le campagne sappiano quali lead diventano clienti.

Anche il nostro gestionale è su misura. ActionERP è il sistema con cui Action Development gestisce l'intera azienda: clienti e funnel commerciale, proposte, progetti, attività e ore dedicate, timbratura e assenze del team, fatturazione, spese e report, ticket di assistenza, pacchetti di ore, documenti con firma elettronica e un portale perché ogni cliente consulti i propri dati.

L'abbiamo costruito con lo stesso metodo che proponiamo ai nostri clienti: per moduli, partendo da ciò che ci toglieva più tempo, e con la conformità legale integrata fin dall'inizio. Il registro dell'orario non si può modificare a posteriori e la fatturazione è predisposta per Verifactu. Per questo, quando ci chiedi un gestionale, non ti parliamo di teoria: lo usiamo ogni giorno.

Sviluppiamo chatbot e assistenti con intelligenza artificiale per le aziende, su WhatsApp, sul sito o dentro un'app. Per esempio, un assistente che serve i clienti fuori orario e raccoglie la loro richiesta, un altro che informa sullo stato di un ordine o di una riparazione consultando il tuo gestionale, o uno interno che risponde al team con le procedure e la documentazione dell'azienda.

La differenza con un chatbot da template sta in ciò che c'è dietro: l'assistente consulta e registra dati nei tuoi sistemi, come il tuo ERP, il tuo CRM o la tua agenda, invece di ripetere risposte fisse. E quando non sa qualcosa, passa la conversazione a una persona con tutto il contesto.

Prima di metterlo in funzione mettiamo per iscritto che cosa può rispondere e che cosa no, con quali informazioni e quali dati personali tratta, e lo proviamo con domande reali. L'IA si occupa del ripetitivo; le decisioni restano del tuo team.

Il rischio classico del software su misura è il progetto eterno: l'ambito cresce, le date si spostano e nessuno sa che cosa resta. Lo evitiamo dividendo il sistema in moduli che entrano in uso separatamente. Il primo risolve il problema che fa più male e si usa davvero; i successivi si progettano con quanto appreso.

Inoltre lavoriamo con gli utenti reali, non solo con la direzione. Chi timbra, chi compila il rapportino o chi serve al bancone è chi decide se uno strumento viene adottato o abbandonato, quindi provano il sistema fin dalle prime consegne.

E mettiamo per iscritto il modello dei dati, le integrazioni e le decisioni tecniche importanti, perché il sistema non dipenda dalla memoria di nessuno.