Individualsoftware in Vigo

Der Großraum Vigo vereint einen riesigen Teil der galicischen Industrie: die Automobilindustrie rund um das Stellantis-Werk in Balaídos und seine Zulieferer, die Meeresverarbeitung und die Konservenfabriken, die Werften, den Granit von O Porriño und ein Logistiknetz, das sich um den Hafen und die Gewerbegebiete der Zona Franca dreht. Das sind Unternehmen mit sehr spezifischen Abläufen und oft mit Systemen, die nicht miteinander sprechen.

Das Muster wiederholt sich: ein Standard-ERP, das Buchhaltung und Fakturierung abdeckt, und drumherum ein Meer aus Excel-Tabellen, Papierberichten und E-Mails für alles andere — Schichten, Zeiterfassung, Störungen, Rückverfolgbarkeit, Bestellungen von Geschäftskunden. Individualsoftware ersetzt dieses ERP nicht zwingend; oft umgibt sie es und speist es.

Wir arbeiten auch mit Dienstleistungsunternehmen — Ausbildung, Nautik, Vereine —, die so weit gewachsen sind, dass die Verwaltung ihnen den Tag auffrisst. Die Autoescuela GTI ist ein gutes Beispiel: Sie brauchte ein eigenes ERP, weil kein generisches Programm verstand, wie sich ihre Fahrstunden, ihre Prüfungen und ihr Fuhrpark organisieren.

Die ehrliche Frage ist nicht, was besser ist, sondern welcher Teil Ihres Geschäfts anders ist. Für Buchhaltung, Lohnabrechnung oder Fakturierung gibt es hervorragende Standardprogramme, und es wäre absurd, sie neu zu erfinden. Individualsoftware lohnt sich dort, wo Sie sich unterscheiden oder wo kein Produkt es gut löst: in Ihrer Art zu planen, zu produzieren, zu betreuen oder zu messen.

Deshalb existieren viele Individuallösungen neben einem Standard-ERP: Sie füllen die Lücke und binden sich daran an, statt alles auf einmal zu ersetzen. Das ist günstiger, schneller einsatzbereit und weniger riskant.

Ein individuelles ERP, oder maßgeschneidertes Verwaltungsprogramm, ist das System, mit dem ein Unternehmen seinen Alltag führt — geschrieben um seine Arbeitsweise herum, statt eines Standardwerkzeugs, an das es sich anpasst. Wir entwickeln es in Vigo, mit demselben Team, das es danach wartet, und planen es in Modulen, damit das erste so früh wie möglich in Betrieb geht.

Unser Referenzfall ist die Autoescuela GTI. Ihr Sekretariat musste Einschreibungen und Verwaltung abwickeln; die Lehrkräfte mussten Fahrstunden und Prüfungsergebnisse direkt im System erfassen; und die Fahrschule musste die komplette Verwaltung ihres Fuhrparks an Übungsfahrzeugen führen. Wir haben das mit einem ERP für das Büro gelöst, verbunden mit einer mobilen App, in der die Schüler ihre nächsten Fahrstunden, vergangenen Unterrichtseinheiten und Prüfungen einsehen.

Das Ergebnis: Die Verwaltung der Fahrschule wurde von Anfang bis Ende digitalisiert, und die Vorgänge, die Schüler und Lehrkräfte ohne Gang ins Sekretariat erledigen, haben sich verzehnfacht.

Ein CRM ist der Ort, an dem ein Unternehmen festhält, wem es verkauft, was mit jedem Kunden besprochen wurde und wo jede Verkaufschance steht. Marktübliche CRMs decken das Übliche gut ab — Kontakte, einen Verkaufstrichter, Erinnerungen — und sind für viele Unternehmen die richtige Option: Man schließt sie ab und beginnt sie zu nutzen, ohne etwas zu bauen.

Ein individuelles CRM lohnt sich, wenn Ihre Art zu verkaufen nicht in den Standardtrichter passt oder wenn die Daten, auf die es ankommt, an anderen Stellen entstehen — Ihrer Website, Ihren Formularen, Ihrem ERP, Ihren Kampagnen — und jemand sie von Hand kopieren muss. Dann wird das CRM um Ihren Prozess herum gebaut und mit dem verbunden, was Sie bereits nutzen. Wenn das nicht Ihr Fall ist, sagen wir es Ihnen: Um Kontakte zu speichern, braucht es kein eigenes CRM.

Wir bauen individuelle CRMs für Kunden und für uns selbst. Für Fase Service Partner, ein Unternehmen für Schiffs- und Industrie-Elektroinstallationen in Vigo und Marín, haben wir neben seiner Unternehmenswebsite sein CRM entwickelt. Und dasjenige, das wir Ihnen am besten von innen zeigen können, ist unser eigenes: ActionERP und sein Lead-Panel. Die Leads aus den Formularen der Website und aus den Meta-Ads-Formularen laufen in denselben Trichter, mit sofortiger Benachrichtigung des Teams, Nachverfolgung, bis der Lead gewonnen oder verloren ist, und Export der Conversions an Google Ads, damit die Kampagnen wissen, welche Leads am Ende zu Kunden werden.

Auch unser eigenes Verwaltungsprogramm ist maßgeschneidert. ActionERP ist das System, mit dem Action Development das gesamte Unternehmen führt: Kunden und Vertriebstrichter, Angebote, Projekte, Aufgaben und geleistete Stunden, Zeiterfassung und Abwesenheiten des Teams, Fakturierung, Ausgaben und Berichte, Support-Tickets, Stundenkontingente, Dokumente mit elektronischer Signatur und ein Portal, in dem jeder Kunde das Seine einsehen kann.

Wir haben es nach derselben Methode gebaut, die wir unseren Kunden vorschlagen: in Modulen, beginnend mit dem, was uns am meisten Zeit kostete, und mit der Rechtskonformität von Anfang an eingebaut. Der Arbeitszeitnachweis lässt sich nachträglich nicht ändern, und die Fakturierung ist auf Verifactu vorbereitet. Wenn Sie uns also nach einem Verwaltungsprogramm fragen, sprechen wir nicht von Theorie: Wir nutzen es jeden Tag.

Wir entwickeln Chatbots und Assistenten mit künstlicher Intelligenz für Unternehmen, auf WhatsApp, auf der Website oder in einer App. Zum Beispiel einen Assistenten, der Kunden außerhalb der Geschäftszeiten betreut und ihre Anfrage aufnimmt, einen weiteren, der über den Status einer Bestellung oder einer Reparatur informiert, indem er Ihr Verwaltungsprogramm abfragt, oder einen internen, der dem Team mit den Verfahren und der Dokumentation des Unternehmens antwortet.

Der Unterschied zu einem Vorlagen-Chatbot liegt in dem, was dahintersteckt: Der Assistent fragt Daten in Ihren Systemen ab und erfasst sie dort, etwa in Ihrem ERP, Ihrem CRM oder Ihrem Kalender, statt feste Antworten zu wiederholen. Und wenn er etwas nicht weiß, übergibt er das Gespräch mit dem gesamten Kontext an eine Person.

Bevor wir ihn in Betrieb nehmen, halten wir schriftlich fest, was er beantworten darf und was nicht, mit welchen Informationen und welche personenbezogenen Daten er verarbeitet, und testen ihn mit echten Fragen. Die KI übernimmt das Wiederkehrende; die Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.

Das klassische Risiko von Individualsoftware ist das ewige Projekt: Der Umfang wächst, die Termine verschieben sich, und niemand weiß, was noch fehlt. Wir vermeiden das, indem wir das System in Module aufteilen, die getrennt in Betrieb gehen. Das erste löst das Problem, das am meisten schmerzt, und wird wirklich genutzt; die folgenden werden mit dem Gelernten entworfen.

Außerdem arbeiten wir mit den echten Nutzern, nicht nur mit der Geschäftsleitung. Wer stempelt, wer den Arbeitsbericht ausfüllt oder wer am Tresen bedient, entscheidet, ob ein Werkzeug angenommen oder aufgegeben wird; sie testen das System deshalb von den ersten Lieferungen an.

Und wir halten das Datenmodell, die Schnittstellen und die wichtigen technischen Entscheidungen schriftlich fest, damit das System nicht vom Gedächtnis einzelner Personen abhängt.