App para empleados: partes de trabajo, fichajes y pedidos desde el móvil

En muchas empresas del área de Vigo el trabajo se hace en una nave, en un barco, en una obra o en la furgoneta, y el papeleo sigue como hace veinte años: partes en papel que llegan a la oficina días después, una hoja para fichar a la entrada y pedidos que entran por WhatsApp y alguien copia a mano en el programa de gestión. Una app para la plantilla resuelve eso, siempre que esté pensada para quien la va a usar de pie, con prisa y a veces sin cobertura.

Una app interna no compite en la tienda con nadie. Su único examen es si la plantilla la sigue usando al mes de instalarla, y eso obliga a tomar decisiones distintas a las de una app para clientes.

Qué se suele digitalizar primero

• Partes de trabajo: qué se hizo, en qué máquina u obra, cuántas horas, con fotos y la firma del cliente si hace falta.
• Fichaje y registro de jornada, con entradas, salidas y pausas.
• Pedidos de clientes profesionales o de comerciales en ruta, que llegan directos al sistema de la oficina.
• Incidencias y mantenimiento: una avería con su foto y su ubicación, asignada a quien la tiene que resolver.
• Inventario y entradas de material, leyendo códigos de barras con la cámara.

Lo habitual es empezar por uno, el que más tiempo hace perder hoy, y añadir los demás cuando el primero ya funciona. Una app que intenta cambiar cinco procesos a la vez se encuentra con cinco resistencias a la vez.

Lo que tiene que tener para que la usen

Las apps internas fallan menos por la tecnología que por el uso. Estas son las decisiones que más pesan:

• Pocos toques para lo frecuente. Fichar o cerrar un parte debería llevar unos segundos.
• Que funcione sin cobertura. En una nave, un sótano o un barco la señal falla; la app guarda los datos y los envía cuando vuelve la conexión, sin que nadie tenga que acordarse.
• Botones grandes y textos que se lean al sol, porque se va a usar de pie y con prisa.
• Fotos y firma desde el propio móvil, en lugar de papeles que luego hay que escanear.
• Un panel en la oficina que vea lo mismo al momento, sin esperar a que alguien pase los datos.

Por eso la probamos desde las primeras versiones con quienes la van a usar, no solo con dirección. Quien rellena el parte ve en diez minutos lo que en una reunión no sale.

El fichaje: lo que dice la ley

Desde mayo de 2019 todas las empresas tienen que llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con la hora de entrada y de salida, y conservarlo cuatro años a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Hoy la ley no obliga a que sea digital, aunque el Gobierno tramita un real decreto para que lo sea; mientras escribimos esto, todavía no se ha publicado en el BOE.

Al diseñar la app hay que tener en cuenta dos cosas:

• Geolocalización: la ley permite usarla, pero hay que informar antes a la plantilla de forma clara, y lo razonable es guardar la ubicación solo en el momento de fichar, no durante toda la jornada.
• Huella o reconocimiento facial: desde la guía que publicó la Agencia Española de Protección de Datos en noviembre de 2023, en la práctica quedan descartados para el registro de jornada. Son datos biométricos, el consentimiento del trabajador no basta para usarlos y hace falta una norma con rango de ley que lo permita.

Un registro digital bien hecho guarda además quién modificó cada fichaje y cuándo, que es lo que le da fiabilidad si alguien lo revisa.

Cómo se instala sin pasar por las tiendas

Una app para tu plantilla no tiene por qué estar a la vista de todo el mundo en App Store o Google Play. Hay tres caminos:

• Aplicación web instalable (PWA): se abre desde el navegador, se añade a la pantalla de inicio y se actualiza sola. Para partes, pedidos o fichajes suele bastar, y es lo más barato de mantener.
• Distribución privada: Apple permite publicar apps que no aparecen en las búsquedas y solo se instalan con un enlace, o repartirlas a través de Apple Business Manager; Google Play tiene apps privadas para empresas a través de Google Play gestionado.
• App pública con acceso solo para empleados: cualquiera puede descargarla, pero sin usuario y contraseña no se ve nada.

Si la app necesita leer códigos de barras a toda velocidad, hablar por Bluetooth con lectores o impresoras, o trabajar en segundo plano, una app de tienda responde mejor que una web. Si no, la aplicación web suele ser la opción más sensata; las diferencias las contamos en app o aplicación web.

Conectarla con lo que ya tienes

Una app interna vale lo que valgan los datos que mueve sin que nadie los copie. Si la empresa trabaja con un ERP o un programa de gestión, la app debería leer de él (clientes, obras, artículos) y escribir en él (partes, pedidos, horas). Si el programa tiene una API o una base de datos accesible, se conecta directamente; si solo exporta ficheros, también se puede sincronizar, con algo más de trabajo.

Dos ejemplos

Para una pyme industrial hicimos Timetracker, un sistema de fichaje y control horario que sustituyó el registro en papel y le da a dirección las horas de toda la plantilla en tiempo real. Y en Autoescuela GTI el profesorado registra prácticas y resultados de examen desde el propio sistema, los alumnos lo consultan en su app y secretaría lo gestiona todo desde un panel web.

Si en tu empresa hay un proceso que sigue en papel o en Excel, cuéntanoslo y te diremos si tiene sentido una app, una aplicación web o configurar mejor lo que ya usas. Cómo trabajamos estos proyectos lo tienes en software a medida en Vigo y en desarrollo de aplicaciones en Vigo.