Vender entradas online desde tu propia web, sin ticketera externa

Para vender entradas online de tus propios eventos tienes dos opciones: publicarlos en una ticketera, que cobra una comisión por entrada y pone su plataforma entre tú y tu público, o venderlas en tu propia web, con una pasarela de pago, cuentas de cliente y el aforo controlado por ti. La venta en tu web cuesta más de montar, pero en una sala con eventos todas las semanas suele salir a cuenta: pagas la comisión de la pasarela y no la de un intermediario, y los datos de quien compra son tuyos.

Lo contamos con dos casos que funcionan hoy. En Action Development, estudio de desarrollo web y de apps con oficina en Vigo, hicimos la venta de entradas de dos discotecas: La Fábrica, en Redondela, y Musa, en Vigo. Las dos venden en su propia web, sin ticketera externa. Es el tipo de proyecto que verás en webs que venden entradas y gestionan reservas en Vigo. Si lo que buscas es revender una entrada que compraste, eso se hace en las plataformas de reventa; este artículo es para quien organiza.

Ticketera o venta en tu propia web: qué cambia

• Comisión. La ticketera cobra por entrada, al organizador, al comprador o a los dos. En tu web pagas la comisión de la pasarela de pago, que también existe, pero no la de un intermediario.
• Datos del público. En tu web, cada comprador tiene una cuenta en tu sistema: sabes quién viene y a qué noches, y puedes avisarle del siguiente evento si te ha dado permiso.
• Marca y recorrido. La compra empieza y acaba en tu dominio, con tu diseño, en lugar de mandar al cliente a otra página en el último paso.
• Condiciones y cobro. Comisiones, plazos de cobro y reglas de devolución las fija la plataforma, y muchas liquidan al organizador después del evento; en tu web las fijas tú, y el dinero te llega por la pasarela con sus plazos habituales.
• Escaparate. Lo que la ticketera sí te da es visibilidad: su público puede encontrar tu evento. Vendiendo en tu web, el tráfico lo traes tú, desde redes, tu lista de correo o Google.

Qué necesita un sistema propio para vender entradas online

• Eventos o noches, cada uno con su fecha, su horario y sus tipos de entrada.
• Tipos y tandas: primera tanda, última tanda, con consumición incluida… cada una con su precio, su cupo y su aviso de agotado.
• Pago en el momento, con el total desglosado antes de pagar: entrada, gastos de gestión si los hay e impuestos.
• Cuenta de cliente con el historial de entradas, para no depender de buscar un correo en la puerta.
• Entrada con código QR único, nominativa si lo necesitas, que llega por correo y se valida en el acceso.
• Aforo en tiempo real: que la web deje de vender cuando se llena.
• Condiciones de compra claras: cambios y devoluciones, edad mínima y documento para entrar.

La Fábrica, en Redondela: de la taquilla a la web

Antes, las entradas de La Fábrica se vendían en la taquilla física. Nos pidieron tres cosas: vender entradas online para los eventos del recinto, un sistema de perfil con el historial de entradas compradas y la gestión del aforo y de los eventos en tiempo real.

Hoy, en lafabricaredondela.es, la compra va en cinco pasos (noche, entrada, cantidad, datos y listo). La cuenta de cliente guarda los datos y las entradas «de una noche para otra», como dice la propia web, y cada entrada es nominativa, lleva su código QR y llega en PDF al correo. Las condiciones de contratación están publicadas, con los gastos de gestión desglosados antes de pagar.

El resultado: la venta online sustituyó a la taquilla física como canal principal y multiplicó las entradas vendidas, sin colas ni gestión manual. Lo tienes en la ficha de La Fábrica, y el resto de nuestros proyectos web en Redondela en su página.

Musa, en Vigo: entradas sin ticketera y un 40 % más de reservas online

Musa quería vender entradas directamente desde su web, sin depender de una ticketera externa, con un perfil donde cada cliente guarda las entradas que compra, y que la encontrase el público de la zona que busca ocio nocturno.

En musavigo.es, cada noche tiene sus tipos de entrada y sus tandas de precio, con lo que incluye cada una y el aviso de agotado. Para comprar, el cliente inicia sesión y las entradas llegan al correo de su cuenta. El resultado: la venta de entradas con perfil de usuario elevó las reservas online un 40 % y redujo la dependencia de la taquilla y de WhatsApp para gestionar el acceso. Más detalles en la ficha de Musa.

Lo que hay que prever la noche del evento

• Picos de compra. Cuando se anuncia un cartel o se acerca la noche, pueden llegar muchas compras a la vez, casi todas desde el móvil. El pago tiene que ser corto y la web tiene que aguantar.
• La puerta. Quién valida las entradas, con qué dispositivo y qué pasa si falla la conexión: la lista de entradas de la noche tiene que poder consultarse igual.
• Taquilla y web sobre el mismo aforo. Si sigues vendiendo en la puerta, esas entradas tienen que descontarse del mismo contador, o reservar un cupo para taquilla.
• Soporte. Alguien tiene que poder reenviar desde un panel una entrada que no llegó, sin tocar la base de datos a mano.
• Cambios de última hora. Si cambia la fecha o se cancela, el sistema tiene que avisar a todos los compradores y facilitar los reembolsos.

Devoluciones: lo que dice la ley en España

Las entradas para un evento con fecha concreta no tienen el derecho de desistimiento de 14 días de las compras online: el artículo 103.l) del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios (Real Decreto Legislativo 1/2007) excluye los servicios relacionados con actividades de esparcimiento cuando el contrato prevé una fecha concreta. Eso no te libra de devolver el dinero si cancelas el evento o lo cambias de forma esencial (en Galicia lo recoge la Ley 10/2017, de espectáculos públicos y actividades recreativas), y conviene que tus condiciones de compra digan qué pasa si cambia la fecha. La Fábrica, por ejemplo, lo explica en sus condiciones de contratación.

Cuándo te conviene seguir con una ticketera

• Haces pocos eventos al año y no compensa mantener un sistema propio.
• Vas de gira o actúas en recintos que ya trabajan con una ticketera.
• Necesitas butaca numerada con plano de sala, que es otro nivel de complejidad.
• Tu público aún no te conoce y el escaparate de la plataforma te trae ventas que por tu cuenta no tendrías.

También se pueden combinar: la venta habitual en tu web y una ticketera para un evento puntual. Si lo que vendes son citas o plazas y no noches, lo comparamos en sistema de reservas online: propio o de una plataforma.

Cómo empezar

Antes de hablar de tecnología, apunta esto en una hoja:

• Qué tipos de entrada vendes y cómo cambian de precio: tandas, consumición incluida, reservados.
• El aforo de cada espacio y si vas a seguir vendiendo en taquilla.
• Las reglas de acceso: edad mínima, documento, si la entrada es nominativa.
• Quién va a llevar la puerta y con qué dispositivo.
• Con qué pasarela de pago quieres cobrar: la del TPV virtual de tu banco o una como Stripe.

Con eso ya se puede estimar el proyecto. Si hoy vendes en una ticketera, el cambio se puede hacer por fases: empezar por las noches que más se repiten y mantener la plataforma para el resto. Cuéntanos tu caso; la primera reunión es gratis, en Vigo o por videollamada.