Inscripciones y cuotas online: app para clubes deportivos o web propia

Para pasar las inscripciones y las cuotas de un club deportivo a online hay dos caminos: contratar una app para clubes deportivos, que por una cuota (o gratis, con límites) te da altas, cobros, convocatorias y mensajes con las familias, o montar la inscripción y el pago en la web del propio club. La app de gestión es lo más rápido si el club funciona como la mayoría. La web propia compensa cuando el club quiere un proceso de alta a su medida, cuentas pensadas para familias y que todo pase por su dominio y su marca.

Te lo contamos con un caso de la provincia. En Action Development, estudio de desarrollo web y de apps con oficina en Vigo, hicimos la web de PBB (Porriño Baloncesto Base), un club de baloncesto de formación de O Porriño que hoy gestiona la inscripción y el cobro de cuota y matrícula desde su propia web. Si tu club está en la zona, también hacemos apps a medida para clubes y empresas de la provincia de Pontevedra.

El papeleo de un club, temporada tras temporada

Quien ha llevado la secretaría de un club conoce el calendario: en septiembre, altas y renovaciones; durante la temporada, cuotas; en verano, campus y torneos. Y casi siempre con la misma mezcla de fichas en papel, transferencias que hay que cuadrar y un grupo de WhatsApp por equipo. Lo que se suele pasar a online:

• Altas y renovaciones, con los datos del deportista y de su familia.
• Cuotas y matrícula: cuánto paga cada uno, cuándo y qué tiene pendiente.
• Actividades sueltas como campus, torneos o tecnificaciones, cada una con su inscripción y su plazo.
• Documentación y autorizaciones, sobre todo de menores.
• Comunicación con las familias: convocatorias, horarios, avisos y noticias.

App para clubes deportivos o web propia: qué da cada una

Las plataformas de gestión de clubes (programas en la nube que pagas por suscripción) resuelven bien lo común:

• Fichas de socios y deportistas, cuotas y recibos, a menudo con domiciliación bancaria.
• Convocatorias, calendario y mensajes con las familias desde una app que ya existe.
• Puesta en marcha rápida y, en varias de ellas, un plan gratuito para empezar.

A cambio, el club se adapta a la herramienta: el proceso de alta, las cuentas y lo que ve cada familia son los que trae la plataforma, la inscripción suele vivir en una página de la plataforma y los datos de los socios quedan en un servicio de terceros, con sus condiciones para exportarlos.

Una web propia con inscripción y pago funciona al revés: más trabajo al principio y un mantenimiento del que alguien se tiene que encargar, pero el proceso es el del club, la marca es la del club y la web, que ya hacía falta para equipos, noticias y patrocinadores, pasa a ser también la ventanilla.

Una regla práctica: si el club solo necesita cobrar cuotas y avisar de los entrenamientos, una plataforma estándar le basta y le sobra. Si tiene varias actividades con inscripciones distintas a lo largo del año, muchas familias con más de un deportista y una web que quiere cuidar, empieza a compensar la web propia.

Las cuentas de familias: la pieza que lo decide

Lo que separa una inscripción online cómoda de una frustrante es cómo se organizan las cuentas. Piensa en una madre con un hijo en alevín y una hija en cadete: no quiere dos usuarios ni escribir dos veces sus datos. Quiere entrar con su cuenta, ver a los dos, inscribirlos, pagar y saber qué tiene pendiente cada uno.

Por eso PBB pidió un sistema de cuentas diferenciado para padres y deportistas, en el que los padres gestionan las cuentas de sus hijos desde su propio perfil. Es una decisión que conviene tomar al principio: cambiar después cómo se relacionan cuentas, deportistas y pagos obliga a rehacer buena parte del sistema.

Tiene también una razón legal. Según el artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos, cuando el tratamiento de los datos de un menor de 14 años se basa en el consentimiento (por ejemplo, para publicar su foto en la web del club), solo vale si lo da quien tiene la patria potestad o la tutela. Con cuentas familiares, quien gestiona la cuenta del menor suele ser quien puede dar ese consentimiento, y el sistema puede pedírselo y guardarlo en el momento del alta.

El caso de PBB: qué pidieron

PBB es un club de baloncesto de formación de O Porriño, con equipos desde babybasket hasta sénior. Nos pidió tres cosas:

• Inscripción y pago completo (cuota y matrícula) directamente desde la web.
• Un sistema de cuentas diferenciado para padres y deportistas.
• Que los padres puedan gestionar las cuentas de sus hijos desde su propio perfil.

El resultado: pasar la inscripción y el cobro a la web acabó con el papeleo en ventanilla y multiplicó las altas que se gestionan sin intervención administrativa. El resumen del proyecto está en la ficha de PBB.

Qué hay hoy en la web del club

Si entras en porrinobaloncestobase.com verás cómo se reparte el trabajo:

• Un acceso de miembros con área personal y perfil, desde el que se gestionan las inscripciones, se consultan horarios y se sigue a los equipos.
• Una sección de campus con su propia inscripción, que se abre cuando hay una edición en marcha.
• El torneo 3x3, con su página propia.
• Equipos, noticias, galería y contacto: lo que cualquier club necesita contar.

La idea es que la web no sea un folleto con un enlace a otra plataforma, sino el sitio donde la familia se inscribe, paga y vuelve cuando lo necesita.

Pagos y datos de menores: lo que hay que cuidar

• Cobro con pasarela de pago. El club no guarda los datos de la tarjeta, que se quedan en la pasarela, y la comisión que se paga es la de la pasarela, no la de un intermediario.
• Cada perfil ve solo lo suyo. Una familia, a los suyos; la secretaría, todo. Se decide en el diseño, no se arregla después.
• Los datos justos en el alta. Cuantos menos campos, más inscripciones terminadas y menos información que custodiar.
• Consentimientos separados y registrados. No es lo mismo inscribir a un deportista que autorizar que su foto salga en la web o en las redes del club.

Esto no sustituye a un asesoramiento legal: si el club recoge datos de salud, como alergias o lesiones, conviene revisarlo con un especialista en protección de datos.

¿Y si el club quiere una app en las tiendas?

No siempre hace falta. Para inscribirse, pagar y consultar, una web bien hecha funciona en el móvil y se puede instalar en la pantalla de inicio como aplicación web; las diferencias las contamos en app o aplicación web. Una app en App Store y Google Play empieza a tener sentido cuando las familias la van a abrir cada semana: convocatorias con aviso en el móvil, chat por equipo o seguimiento deportivo. Y si el club ya tiene su web con inscripciones, esa app puede trabajar más adelante sobre los mismos datos, sin rehacer nada.

Por dónde empezar

Antes de elegir herramienta, conviene tener claro esto:

• Todo lo que cobráis en un año: cuotas, matrículas, campus, torneos. Cada cosa es un tipo de inscripción con su precio y su plazo.
• Cómo serán las cuentas: familias con varios deportistas, deportistas adultos con cuenta propia, entrenadores.
• Si hay plazas limitadas por equipo, campus o torneo, y qué pasa cuando se llenan: lista de espera o cierre de la inscripción.
• Cómo vais a cobrar: con tarjeta en el momento, por domiciliación o de las dos formas.
• En qué meses se concentran las altas, porque eso marca qué tiene que estar listo y probado antes.

Con esa lista ya se ve si os basta una plataforma de gestión o si compensa una web propia. Si queréis empezar por la web, mira cómo trabajamos el diseño web en Pontevedra, o cuéntanos cuántos equipos y actividades tenéis y cómo cobráis hoy. La primera reunión es gratis, en Vigo o por videollamada.